smart FORCE 拡張モジュール通知メールモジュール

スマートフォン対応モジュールは、smart FORCEに標準で添付されています。

概要

smart FORCE 通知メールモジュール

通知メールモジュールは、指定した受講者に一斉にメールを送信できる、smart FORCE拡張モジュールです。

受講者のフォローを後押しします

これまで「受講者ごとに連絡」していた面倒な作業も、手間をかけることなく簡単に一斉配信できます。

使用前、使用後

「受講している教材」や「学習状況」などで条件を絞り込んで、連絡が必要な受講者にピンポイントでメールを送信できます。

また、通知メールをひな形として保存することで複製や再利用ができるため、そのつどメールの文章をタイピングする手間が省けます。

通知メールモジュールを使えば、情報伝達業務の作業軽減にもつながり、受講者全体のフォローを手早く後押しできます。

こんなときに活躍します!
  • コースに教材が割り付けされた受講者への「学習開始」の連絡に。
  • 学習が進まない受講者へ、受講を促す「催促メール」の一斉送信に。
  • 受講期日がせまってきた受講者への、継続確認の通知に。
  • ユーザーのアカウント有効期間が近づいた際の一斉連絡に。

絞り込み送信

対象となる条件に応じた絞り込みを行うことで、適切に受講者へメールを送信できます。

通知メールを送信する

絞り込みの条件は、[学習状況][権限][グループ]の3つから組み合わせて送信できます。

送信画面

ひとつめの[学習状況]では、「合格」「修了」「不合格」「学習途中」「未学習」を選択できます。

たとえば、『閉講日が迫ってきたので、コース未修了の受講者に催促メールを出す』『コース合格者に、別コースの案内を行う』などで利用できます。

[権限][グループ]の絞り込みでは、ユーザーの所属・属性に応じた絞り込みを行えます。

たとえば『営業部の進捗管理者にだけメール連絡する』『開発部第2課に通知を送る』といった使い分けができます。

また、休職中などで一時的にアカウントが無効になっているユーザーを除外できるので、現在利用中でないユーザーに通知が届くことも防げます。

ひな形で効率的に

ひな形機能を利用すれば、送信するメールの件名・文章をあらかじめ作成して保存できます。

ひな形を作成する

メールのひな形は複製(コピー)できますので、状況に応じた通知メールをストックしておけます。

対象者ごとに項目を自動変換

配信する対象者に合わせて、文章の項目を変化させて送信できます。

たとえば、

[!ユーザー名]さん、[!コース名]の進捗は[!ステータス]です。

とメール本文に固有の文字列を記載することで、

  • Aさんには「Aさん、ビジネス初歩コースの進捗は未学習です」
  • Bさんには「Bさん、簿記コースの進捗は学習途中です」

といったように、smart FORCEが自動的に項目を入れ替えて配信します。

入れ替えられる項目は[ユーザー名][受講ステータス][開講日・閉講日]など合わせて8種類が用意されており、組み合わせることでさまざまな文章を送信できます。

送信履歴の管理

送信履歴は、2種類の方法で参照できます。

コース別の参照

送信履歴 コース別の参照

送信した通知メールをコース別に参照できます。

[送信日][使用したひな形][件名][送信者]を一覧できます。

この機能で、「どのコース」で「誰に」「何のひな形を使って」送信したかを確認できます。

すべての通知メールを参照

送信履歴 すべての通知メールを参照

送信者の区別に関わらず、smart FORCEから送信されたすべての履歴を確認できます。

[送信日時][送信者][使用したひな形]の一覧が表示できます。

利用シーン

[学習状況][権限][グループ]の絞り込みを利用すれば、明確な対象に、的確なメッセージを届けることができます。

実際にどういった場面で活用できるか、利用シーンをケーススタディでご紹介します。

ケース 1)学習進捗に合わせた連絡

  • 学習が済んでいない受講者を絞り込んで、一斉に催促通知を行う。
  • 学習済み(合格)の受講者に、ほかのコースを案内する。

ケース 2)条件を絞り込んでピンポイントで連絡

  • 条件を絞り込んでピンポイントで連絡「受講管理者」に、管理している受講者への対応を指示する。
    smart FORCEでは、上位管理者の下に受講管理者を設定できますが、それらのメンバーに対してピンポイントに連絡できるようになります。
  • 特定のグループに対して、受講期間の変更を連絡する。

ケース 3)コースの受講者全員に連絡

  • 受講者全員に、受講しているコースの最新情報をお知らせする。
  • 条例改正などによるコース内容の変更連絡を全員に行う。

FAQ

 

メールの送受信

対応するメールサーバーの種類に制限はありますか。

通知メールモジュールは、SMTPを使用してメッセージを送信します。SMTPに対応したメールサーバーをご利用ください。

通知メールモジュールインストールするだけで、メールが送信できますか。

メールの送信には必ずメールサーバーが必要になりますが、smart FORCEの通知メールモジュールにメールサーバー自体は組み込まれていません。お客さまにて別途ご用意いただく必要があります。

メール送信サーバーやメールアカウントの設定は、どこで行いますか。

メール送信サーバーの設定は、smart FORCEの実行に必要なWebアプリケーション「Adobe ColdFusion」で行います。メールアカウントは、smart FORCE上でユーザー情報として登録されたメールアドレスを使用します。

送信結果や送信エラーの確認はできますか。

いいえ、通知メールモジュールはメールの送信機能のみ備えています。このため、送信結果の受信や送信エラーの通知はできません。しかし、メールの送信元アドレスは設定できますので、送信エラーがあればユーザーのメーラーに通知が届きます(メールサーバーの設定に一部依存します)。

送信記録を削除することは可能ですか。

はい、[送信記録]のリストから、送信した通知メールの記録を削除できます。システム管理者向けの機能として[通知管理]から、すべてのユーザーの送信記録を削除することも可能です。

登録されたすべてのユーザーにメールを送信できますか。

通知メールモジュールでは、コースとその学習状況に関連したメールを送信する必要があります。そのため、送信者の選択には「コースを選択すること」が必須項目となります。

添付ファイルは設定できますか。

いいえ、利用できません。

ひな形

ひな形を作成しなくてもメールを送信できますか。

いいえ、メールの内容はひな形にしておく必要があります。通知メールモジュールは「一度に多くのユーザーにメールを送信する」ことが前提に設計されているためです。

ひな形で使う置換文字は、オリジナルで追加作成できますか。

いいえ、あらかじめ用意された項目のみご利用いただけます。

ほかのユーザーが作ったひな形を利用できますか。

編集や削除は、ひな形を作成したユーザーのみが行えます。ほかのユーザーが作成したひな形を利用したい場合は、ひな形を「複製」することで可能になります。

このページではプラグインのFAQのみ掲載しています。smart FORCE自体のFAQはsmart FORCEよくあるご質問(FAQ)のページをご覧ください。

動作環境

通知メールモジュール動作環境
モジュール名 通知メールモジュール
概要 特定のユーザーへ、通知メールを一斉配信できるsmart FORCE拡張モジュールです。
おもな機能 通知メールの送信
  • 送信先の「コース」「学習状況」「所属グループ」での絞り込み
  • 「ひな形」の選択
  • テストメールの送信
  • 通知メールの送信
ひな形
  • ひな形の作成・編集・複製・削除
  • ユーザーの属性に合わせた文字の置換
送信記録
  • 送信した情報の記録
  • 送信した送信記録の管理
管理
  • ユーザーが作成したすべての「ひな形」と送信記録の閲覧・削除(管理者向け)
種類 標準モジュール(smart FORCEに標準で搭載済み)
最新版 バージョン 1.1.0
通知メールモジュール 1.1.0の利用には、smart FORCE本体のバージョン1.0.7以上が必要です。
動作環境に関するお知らせ

本製品が公開された2011年4月以降に発売・リリースされたOSやブラウザー、プラグインでは、正常に動作しない可能性があります。ご不明な点がありましたらお問い合わせください。

関連リンク

通知メールモジュール

 

smart FORCE モジュール一覧へ

通知メールモジュールは、特定の受講者にメールを配信して学習をサポートできるsmart FORCE拡張モジュール(アドイン)です。

絞り込みなどの機能を利用して、適切な受講者にメールを送信できます。

【smart FORCEに標準添付】

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